こんにちは、Wrikeエバンジェリスト（自称）のいしかわです。皆さん、タスクマネジメントうまくいっていますか？このページを読んでいるということは自分やチームのタスクマネジメントに何らかの不安や不満を抱えてる人が多いかもしれません。
今回は、開発現場での業務改善やチームマネジメントについて書かれた話題の本「カイゼン・ジャーニー」にそってタスクマネジメントのノウハウに触れながら、Wrikeを活用する方法をご紹介します。
カイゼン・ジャーニーとは
今回ご紹介する「カイゼン・ジャーニー」はエンジニアの間で話題になった本で、「アジャイル開発」という開発手法について現場のストーリー仕立てで分かりやすく解説されているものになります。
私がこの本を知ったのは、実はこの本の続編の「チーム・ジャーニー」の発売日に、たまたま知り合いの女性エンジニアから激推しされたからなのですが、本の内容を調べていると、最近なんとなく「うまくいってないなあ」と感じていたタスクマネジメントについて書かれているようで、しかも、自分ひとりで改善をはじめられるということだったので、思い切って買ってみました。
私はエンジニアではないので、アジャイル開発自体の知識というよりは、タスクマネジメントや自分をうまくコントロールするためのヒントが欲しくて買ったのですが、「はじめに」のところですぐ、買ってよかったと思いました。
行動の原動力は、現状を何とかしたいという思いであり、個人から出発することが多いと思います。
つまり、 現場を変えるという挑戦をたった一人から始めることになるのです。
書かれているとおり、うまくいっていないという現状をなんとかしたい！という思いで何かをはじめるとき、最初はたった一人ではじめることになりますよね。最初からはうまく人を巻き込むことはできません。それでも、自分からはじめないと何も変わらない。そうやって覚悟を決めた人を応援してくれる本なのかな、と期待がふくらみました。
そして読み進めると、タスクマネジメントを実践する時に、ツールをうまく使いこなしながらやることで、一人でも効率良くやれて、モチベーションを保てることが分かりました。
今回は私自身が「カイゼン・ジャーニー」を読みながら、プロジェクト管理（タスク管理）ツールのWrikeを使って、まずは一人でタスクマネジメントを改善しながら見つけた便利な使い方をご紹介したいと思います。
この【初級編】では、まず第1部「一人から始める」の実践方法をご紹介します。
状態の見える化からはじめる
仕事のカイゼンは、まず状態の見える化からはじめるべきだ
ということで、状態の見える化を行うために次の4つの習慣的な取り組みが紹介されています。
- タスクマネジメント
- タスクボード
- 朝会
- ふりかえり
それぞれ、どんな風にWrikeを活用していったか説明していきます。
タスクマネジメント
タスクマネジメントのポイントは、「タスクの背景や目的を理解すること」「タスクを細分化すること」です。
タスクの背景や目的を理解する
何か仕事をするときに、いきなり作業を始めるのではなく、その仕事の背景や目的を理解することから取り組みたい。目的を捉え違えると、いくら作業を進めてもムダだからだ。間違ったものをいくら正しくやっても、ムダになってしまう。
Wrikeには複数のタスクをひとまとめにするための「プロジェクト」という概念があり、背景や目的、期間、ファイル、プロジェクトオーナー、コメントなどができるスペースがあります。このスペースが「タスクの背景や目的を理解すること」に役立ちます。
少し分かりづらいですが、メモのアイコンをクリックするとプロジェクト情報が表示されます。
タスクを細分化する
タスクを小さくすると、どうなれば終わるのかを見立てられるようになり、見積もりがしやすくなる。
Wrikeではサブタスクを設定することができるのでこれを活用します。大きすぎるタスクはサブタスクとして小さくし、ひとつずつ完了させていくことで、プロジェクトが一歩ずつ進んでるというモチベーションにもつながりますよね。目安としては、1日以上かかるようなタスクは分割した方が良いようです。
タスクボード
ボード上で、タスクの状態に対応するステージを用意し、状態を見えるようにする。
タスクの状態を「未着手」「処理中」「完了」などのステージに分けて配置し、分かりやすくすることで、自分のタスクがどれくらいあって、今何をすべきなのか、次に何をすべきなのかがはっきりします。本では模造紙やホワイトボードに付箋紙をはるやり方が紹介されていますが、Wrikeにも「ボード」という表示方法があり、1クリックでタスクボードをつくることができます。通常のリスト表示とボード表示はいつでも切り替え可能です。
朝会・ふりかえり
日々の朝会による確認で、計画とのズレを検出し、再計画するきっかけをつくることができる。
朝会では、昨日は何をやったのか？それを踏まえて今日は何をするのか？今日することや計画を達成する上で困っていることはあるか？を整理する。
個人的に、いま一番大事にしているのがこの項目です。今までは、タスクを書き出して完了していくことだけが目的になっていて、そのプロセス自体を評価するきっかけがないまま、なんとなくタスクをこなしていました。その結果、やることが明確な単純なプロジェクトではなんとかうまくやれていたものの、不確実性の高い、0→1のプロジェクトではなかなかうまくいかなくなってしまっていました。
昨日何をやったのか、今日は何をやるのか、なぜ予定どおりいかなかったのか、どうすればもっとうまくやれるか、を毎朝見直すことでリズムが生まれ、ただタスクを入れて消していくだけになりがちだったタスク管理ツールも「あ！この機能が使える！」とその機能の意味が分かり、より有効活用できるようになりました。
Wrikeにはレポート機能があり、
- 昨日何をやったのか？
を簡単に振り返ることができます。その方法をご紹介します。
上部のメニューから「レポート」を選択して、カスタムレポートをクリックします。
そして、以下のようにセットします。
- レポート・タイプ：タスク
- ソース・データ：確認したいプロジェクトを選択
- フィルタ：担当者を自分に、完了日を「昨日」に設定
- レイアウト：自由に選択
ここでのポイントは、完了日を「昨日」に設定することです。これによって、前日に「完了」にしたタスクがこのように抽出されます。
レポートを保存すると、この設定のレポートをすぐに見ることができます。
※注意点※
タイムゾーンの設定によっては、前日までのタスクしか表示されないなど、うまく抽出できないことがあります。この場合、右上の自分の名前をクリックして、プロフィール設定を表示し、タイムゾーンがTokyoになっているか確認をしてください。
今日は何をするのか？
こちらは、「私のやること」をクリックするだけで確認できます。期限が今日に設定されているもの、期限が過ぎてしまっているものなどが表示されるので、毎朝これを確認して、その日何をすべきなのか優先順位を考えて整理すると良いと思います。
今日することや計画を達成する上で困っていることはあるか？
仕事をしていたら、今日やろうと思ったのにできなかった…ということが多々あると思います。そのとき、何も考えずにリスケするのではなく、なぜできなかったのか、何が問題になっているのか、どうすればできるようになるのかをしっかり考えることで、より自分の仕事をコントロールできるようになるはずです。ひょっとしたら、やり方の問題ではなく、単に自分の許容量を超えてしまっているのかもしれません。
まとめ
いかがでしたでしょうか？日々の仕事をカイゼンするために、まず様々な視点からタスクを見える化することの大切さについて、カイゼン・ジャーニーに沿ってご紹介しました。その際、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールなどを活用すると、データを整理する手間も省け、効率よく客観的に判断することができるようになります。今日ご紹介したWrikeはこちらのリンクから無料お試しに申し込みできますので、ぜひ一度使ってみてください。
